08 Sep Cómo mejorar tus sistemas para la gestión de la información

Estandariza tus procesos con facilidad

¿Tu empresa gestiona la información de manera óptima?

Además de la adopción de tecnología o software para cubrir necesidades actuales como el home office, la gestión de la información es otro punto clave, ya que ésta aplica a toda la información requerida para la operación administrativa de la empresa.

Todos los sistemas de gestión de la información establecen una estructura particular y arrojan una cantidad importante de evidencia que brinda certeza de que se cumplen los objetivos de las normas de referencia. Por ello, es responsabilidad de la alta dirección y de las áreas que estructuran y generan procesos que esta información se genere a través de revisiones periódicas y que se mantenga disponible como una fuente para la mejora de procesos.

Bajo este enfoque, cualquier sistema normativo debe ser gestionado en sistemas electrónicos de información bajo las siguientes premisas:

• Debe permear todos los activos documentales a toda la organización, con la debida segmentación de perfiles y accesos de acuerdo con el tipo de información.
• El proveedor de un sistema o software para la gestión de la información debe brindar garantías de seguridad de la información. En caso de alojamiento en la nube, es necesario conocer cuáles son las particularidades para temas relativos a la seguridad de la información y protección de datos personales.
• El acceso a la información debe estar garantizado para cualquiera que lo necesite. Si bien existen circunstancias en las que puede verse interrumpido el servicio, éste debe reestablecerse y mantenerse activo, de tal forma que las actividades de los colaboradores no se vean interrumpidas.
• Se deben documentar los cambios, tanto de los documentos generados como de los sistemas utilizados. Cualquier modificación a la forma de trabajo y/o a los sistemas debe ser transparente y éstos deben ser documentados con la misma plataforma utilizada. Este es uno de los pilares para automatizar una tarea de este tipo.
• La adopción de un sistema de gestión de información no sustituye el capital humano que administra los procesos de una empresa.

En cualquier caso, existe una variedad de software que puede apoyarte en establecer un sistema documental robusto, que cumpla con los objetivos del negocio. En Haneine Consultores, podemos apoyarte a elegir la mejor opción y guiarte en una implementación exitosa porque tu éxito es nuestra misión. Contáctanos.