Home Office Productivo

Home Office (teletrabajo), los cambios que se hicieron en la Ley Federal del Trabajo, y las mejores prácticas para la productividad en dicho esquema: Tips sencillos para implementar de inmediato.

¿Cómo aumentar la productividad sin caer en abusos o dejarse abusar?

Qué debes saber y qué debes aplicar como colaborador y como empresa.

Lo que aparentaba ser sólo una alternativa temporal e informal para mantenerse en una cuarentena que se ha alargado mucho más de lo que nos hubiera gustado, se ha vuelto un modelo de productividad y una alternativa incluso atractiva tanto para los colaboradores como para las empresas en las que éstos laboran.

Casi sin importar el giro y tamaño de la empresa, el home office se ha vuelto más que una “curita” para salir del paso a una cuarentena que está por cumplir el año.

Antecedentes

En México, antes de la pandemia por COVID-19 y la cuarentena decretada en Marzo 2020, muy pocas empresas consideraban el home office como una alternativa formal y productiva de modelo de trabajo. Para las empresas incluso era como una manera de “consentir” a algún o algunos colaboradores como una cuestión temporal y en general no era bien vista.

Ni hablar de que la Ley Federal del Trabajo (LFT) la considerara de manera formal.

Sin embargo, resulta que parte del aprendizaje de esta larga pandemia ha sido que el home office (o teletrabajo) no sólo es un esquema laboral válido, sino que puede – bajo ciertas condiciones – ser un modelo bastante productivo y que, bien implementado puede agilizar procesos, aumentar productividad y hasta reducir costos.

Antes, incluso empresas de tecnología no consideraban la posibilidad de utilizarlo. Ahora, hasta las más tradicionales empresas han encontrado algunos beneficios.

En breve, ¿qué detonó este cambio radical?

Ante la pandemia y la subsecuente cuarentena, muchas empresas tuvieron que tomar decisiones radicales sobre cómo continuar trabajando. Es un tema de vida o muerte. Las empresas lo adoptaron (unas más rápido que otras, unas mejor que otras), y muchas startups nacieron durante la pandemia con ésta opción como el esquema predilecto.

También hay que tomar en cuenta que la digitalización ayudó mucho. La existencia de apps para videoconferencia (Zoom, Meet, Teams, Webex, etc.), facilitan que la gente se “encuentre” más allá de una llamada. Las apps que facilitan compartir tableros o pizarrones virtuales (Jamboard, Miro, Mural, etc.) permiten la interacción en vivo más allá de una presentación de diapositivas. Es más, hasta las apps más tradicionales han visto actualizadas sus funcionalidades con la incorporación de la colaboración en línea (Microsoft 365, Libre Office, etc.), y no se diga de las varias opciones de nube en línea (Box, OneDrive, Dropbox, Mega, etc.).

Es más, éstas soluciones y apps se han integrado entre sí en varios ecosistemas de productividad que facilita a colaboradores y empresas a generar y gestionar el trabajo en casa. Apps de gestión de proyectos permiten manejar en tiempo real información y colaboración entre equipos y hasta entre empresas (Monday, Asana, Trello, etc.).

Es obvio que no todos los giros lo pueden implementar y que habrá procesos dentro de las empresas que aún requieran la actividad presencial de los colaboradores, y que no es nomás una decisión así de “vámonos todos a casa” y ya. Y que para que sea un modelo productivo, requiere ciertas condiciones y acciones cruciales. Pero tampoco es un sí o no tan binario.

Sin embargo, más que nunca, el home office es una forma de trabajar que hay que tomar en cuenta, y aunque parezca repetitivo, cuando está bien implementada puede ser productiva y rentable.

¿Qué añadieron a la LFT respecto al home office (teletrabajo)?

Pues una vez que el gobierno vio que esta opción que antes parecía un lujo y ahora más bien como que será la moda que se quedará un buen rato (o incluso permanente para ciertos giros y actividades), decidió que había que regularla en forma. El día 11 de enero de 2021, emitió en el Diario Oficial de la Federación (DOF) los cambios a la LFT para regular el home office (Ver DOF: http://bit.ly/3uJcMqf)

Son unos primeros pininos muy básicos y de hecho bastante generalizados, pero que establecen ciertas reglas básicas.

Primero que nada, establece en el artículo 311 la diferencia entre trabajo a domicilio y teletrabajo.

Pero lo más importante es que añade todo un nuevo Capítulo XII BIS en el que en los artículos 330-A a 330-K y transitorios establece lineamientos sobre qué es el teletrabajo o home office.

Hay buenas intenciones para conceptualizar la relación colaborador y patrón, el manejo de la información y los recursos, así como regular el tiempo y ambiente de trabajo (y con ello evitar abusos que tanto patrones como colaboradores han sufrido y/o provocado). Pero es muy básico, e incluso podemos ver que muy pronto se queda muy corto.

No pretendemos juzgar en este artículo la modificación a la LFT, sólo comentamos que es un primer intento y que justamente por ello, es crucial que la empresa y el colaborador establezcan reglas del juego claras, que promuevan la productividad, el cambio ágil y también el equilibrio entre el trabajo y el descanso.

¿Qué tipo de filosofía (mindset) o metodologías facilitarían la implementación correcta del home office?

Una filosofía de negociación entre colaboradores y empresa sería ideal. Es claro que hay reglas que se “imponen”, pero definitivamente un ambiente de negociación, con metodologías ágiles y reglas muy claras, a la vista de todos promoverían no sólo la productividad sino una colaboración más rentable. Va más allá de la simple empatía. Hay que actuar, pues la empatía se queda sólo en el sentimiento mutuo de una situación.

Las metodologías ágiles y de ligereza, promueven que empresa y colaboradores reduzcan la resistencia al cambio, pero más importante aún, generan un ambiente de interacción que permite a todos visualizar objetivos, metas. Y por supuesto la supervisión que es tan crucial y relevante.

La comunicación (por obvio que suena ahora) es sumamente crítica, ya que permite hacer cambios rápidos y ajustar pequeñas o grandes situaciones para permitir a todos clarificar, explicar, entender y aplicar.

Por último, la honestidad es crucial. Una de las críticas o miedos más importantes a un esquema de home office es el abuso tanto de empresas como de colaboradores a la anonimidad o laxitud de no tener de frente al jefe o no estar cerca del escritorio de su oficina, o que el jefe abusa por la falta de un horario de entrada y salida de un lugar de trabajo y que “hay que contestar correos a cualquier hora y por cualquier razón”.

Esos abusos de ambas partes no sólo minan la confianza entre ellos, sino que dañan significativamente la productividad en el corto, medio y largo plazo.

Por ello, daremos unos tips tanto para colaboradores como para empresas. Estos tips, bien implementados te ayudarán a crear un ambiente de home office productivo, confiable y apto para cambios ágiles.

Soy colaborador: ¿Qué hago para aumentar mi productividad y minimizar estrés?

  • Establece un espacio de trabajo – Busca un espacio que puedas ocupar con la idea de que sea un espacio fijo, limpio, donde te puedas sentar bien, con buena iluminación, ventilación y el menor ruido posible. El crear un ambiente así, aumentará tu concentración y evitará que pierdas tiempo limpiando, o buscando otro lugar. No es necesario tener un estudio, sino crear un espacio específico donde sepas que es especifico para trabajar y te permita entrar en un modo productivo.
  • Establece rutinas que ayuden a tu disciplina – Es importante que aunque no vayas a una oficina en la que tienes que entrar y salir en un horario, procures que tu productividad sí ocurra en un horario definido. Incluso, eso ayudará a que tu concentración aumente y en caso de que convivas con otras personas en tu domicilio, sepan que el horario específico es para tu productividad. Despertarte en un horario, arreglarte, tu horario de comida, y demás rutinas permitirán que consigas esa disciplina. Prioriza tus actividades y haz una sola cosa a la vez.
  • Establece descansos periódicos – La productividad es muy importante, pero descansar para mantener un nivel alto de la misma es crucial. No sólo es dormir bien el número de horas requerido. Es tener descansos cortos que permitan una liberación rápida de estrés y un retorno veloz a la productividad. Nosotros sugerimos programarte (con más o menos flexibilidad) 3 descansos durante tu bloque productivo, cada uno de 15 a 20 minutos máximo. Muévete, toma mucho líquido (agua de preferencia), desconéctate y si se puede, medita.
  • Ponte reglas a ti y tu familia – Es importante que si convives con otros en tu domicilio (tu familia, roomies, etc.) sepan que tienes un horario, un lugar y una disciplina para tu productividad. Es tu trabajo y es importante. Es tu momento y deben respetarlo. Es difícil sobre todo con niños pequeños, pero es importante intentarlo; y en la medida que logres un entendimiento al respecto, te será muy útil.
  • Platica y negocia con la empresa – El home office es una relación bilateral. No sirve de nada ser víctima ni victimario. La gran mayoría de los problemas y situaciones se resuelven hablándolas y negociando. Hazte escuchar, pero también escucha. Recuerda que el beneficio o el perjuicio de lo que ocurra con el negocio es para ambas partes. Empatía y acción.

Somos empresa: ¿Qué recomiendan para tener un home office productivo?

  • Establece reglas del juego claras y prácticas – Los colaboradores tendrán mejor desempeño cuando las reglas son claras, fáciles de entender y aplicar. Revísalas con frecuencia (recomendamos al menos una vez al trimestre) para ver que sigan siendo viables, oportunas y de interés para el negocio. Escucha cuando te indican que hay algo no claro o no aplicable.
  • Escucha, escucha y vuelve a escuchar – Bien dicen por ahí que cuando el río suena es porque agua lleva. Los comentarios bien planteados de tus colaboradores pueden tener mucha sapiencia incluida. Escuchar, y actuar en consecuencia cuando sea pertinente, genera respeto y admiración. Aprovéchalo.
  • Practica la empatía – Como ya hemos dicho, ser empático es importante. Y actuar en base a la empatía aún más.
  • Implementa herramientas de supervisión – Confiar en el colaborador es importante, pero también lo es tener herramientas digitales de supervisión. La información que éstas proveen permite tomar decisiones ágiles y mantiene al tanto al negocio y al colaborador de cómo van las cosas (algunas incluso en tiempo real).

¿Y la empatía qué?

Bueno, la empatía es un concepto bidireccional (o multidireccional). Ser empático es ponerse en los zapatos del otro. Sentir lo que está sintiendo el otro.

Y de repente el concepto de la empatía se puso de moda. Pero la empatía por sí sola no alcanza. Si sólo me pongo yo (ya sea el colaborador o la empresa) en los zapatos del otro, me voy a quedar en el mero sentimiento. A partir de ahí se necesita actuar en consecuencia.

Por lo tanto, nuestra mejor recomendación es que de la empatía pases a la acción. Actúa provocando el cambio positivo que se requiere. Empatiza, y actúa. Ese sí es un duo dinámico.

Y como consejo final, tanto a colaboradores como a empresas: no abusen. Es fácil abusar de uno u otro lado, pero eso no sirve de nada en el ámbito ético y entendiendo que la idea es que la relación profesional sea bidireccional y de largo plazo. Hablen si existen problemas o dudas. Encuentren un punto medio, y sobre todo, entiendan que el capital humano es el recurso más valioso en los negocios; tanto para el que lo aporta, como para el que lo necesita.

Algunas conclusiones

  • El home office pasa de ser el lujo de unos pocos a ser el pan de cada día de muchos
  • Se incorpora a la LFT el artículo 330-A a 330-K con los fundamentos para regular el teletrabajo, pero dichos fundamentos son demasiado básicos y etéreos. Colaboradores y empresas requieren acuerdos más precisos
  • La honestidad y la comunicación en el home office son cruciales para evitar abusos, pero aún más importante, para generar una productividad de corto, mediano y largo plazo
  • La digitalización ha facilitado tres cosas:
    • Ha facilitado la interacción entre empresa y colaboradores en casi todos los giros y tamaños de negocios
    • Existen aplicaciones no sólo para la comunicación eficiente, sino para la interacción, supervisión y gestión de equipos, procesos y proyectos
    • El costo de la tecnología (el económico, y el de aprendizaje) de manera tal que realmente ya no existen muchos pretextos para no hacer una adopción digital en forma tanto por los colaboradores como por la empresa
  • Hay simples acciones que se pueden hacer como colaborador y como negocio que facilitan el home office e incrementan la productividad sin tener que crear estrés adicional e innecesario (ve los tips que en éste artículo explicamos)
  • La empatía es importante, pero es más importante la acción que resulte de ser empático entre colaboradores y empresa. La negociación que haya a razón de la empatía, generalmente resultará en cosas positivas, mayor productividad y menor estrés

El home office es un esquema que llegó para quedarse. No será el único y dependiendo del giro, su adopción será en mayor o menor medida. Implementarlo correctamente y con mejores prácticas es crucial.

Por eso, sugerimos que te asesores profesionalmente. Un asesor que tenga el know-how y la agilidad en la toma de decisiones te pueden ayudar a que el negocio y los colaboradores tengan un home office bien implementado, con ambientes de trabajo ágiles, productivos y de baja resistencia al cambio.

En Haneine Consultores tenemos experiencia asesorando a empresas y empresarios en la toma de decisiones ágil y de alto impacto. Contáctanos, con gusto te ayudaremos.