Cuando las empresas entran en épocas de dificultades y retos, es el momento de revisar y evaluar todos aquellos elementos que pueden ayudar a superar las dificultades, o por el contrario, afectarán de manera negativa agravando las situaciones que están perjudicando.
Para tal efecto, el liderazgo de la empresa deberá diseñar una estrategia de emergencia en donde se ponga en tela de juicio todos aquellos aspectos relevantes sobre los cuales se fundamentan sus operaciones. Esto implica revisar desde la misión y visión de la empresa, pasando por los pilares estratégicos y las políticas generales hasta los procedimientos de gestión sobre los cuales opera.
El enfoque sobre el cual el proceso debe ser llevado a cabo debe ser estructurado de manera colaborativa entre todos los integrantes relevantes de la organización y sobre todo enfocado a la acción priorizando aquellos elementos críticos que requieren acción inmediata. Esto quiere decir que todas las decisiones que se consensen deben ser llevadas a la práctica. Por lo que el proceso debe tener un componente de honestidad sin tapujos. El equipo involucrado no debe ser muy grande, entre 8 y 10 personas como máximo, que representen todas las áreas significativas de la organización como son; la dirección, ventas, finanzas, operación y personal de línea. Esto permite que se puedan tomar en cuenta todas las facetas de los asuntos y generalmente aconsejados por un consultor externo experto y los impactos que pueden tener en la operación diaria.
También es necesario que este equipo recopile toda la información relevante tanto interna como externa, desde los estados financieros de la empresa, encuestas de satisfacción de clientes, informes de mercado e información de la competencia que sirva como referencia de competitividad. Toda esta información debe ser clasificada y priorizada de mayor a menor impacto (utilizando, por ejemplo, la matriz de Eisenhower para tal efecto).
Como parte del proceso, el equipo debe identificar aquellos factores internos que signifiquen tanto debilidades como fortalezas. Utilizando un criterio honesto y autocrítico, debe hacerse una lista de todas aquellas debilidades que puedan identificarse, desde procesos ineficientes, obsolescencia de productos, problemas de deuda y liquidez, pobre utilización de la tecnología, subutilización del personal, etc.
Una vez que tanto las debilidades como las fortalezas fueron identificadas, el equipo deberá determinar la forma en que las fortalezas puedan ser una herramienta para mitigar los efectos de las debilidades hasta que estas sean lo suficientemente insignificantes como para que su impacto en el desempeño general de la empresa sea también poco relevante.
Este proceso es complementado con la identificación de las amenazas y oportunidades externas que brinda el mercado. La identificación de amenazas debe partir de una adecuada identificación y administración de riesgos que surgen del medio y actividad de la empresa y su relación con la competencia, la autoridad, el medio ambiente y la comunidad.
